Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

Le responsable du traitement des données collectées via Locastor est :

• Locastor
• 81 rue de la république 92800 PUTEAUX
• Contact : contact@locastor.fr

Aucun délégué à la protection des données (DPO) n’est désigné à ce jour : le service ne procède ni à un suivi systématique à grande échelle, ni à un traitement à grande échelle de données sensibles au sens de l’article 37 du RGPD. Les demandes relatives aux données sont traitées à l’adresse de contact ci-dessus.

2. Données collectées

Compte utilisateur (le bailleur)

Nom et prénom, adresse e-mail, mot de passe (jamais stocké en clair : il est confié au service d’authentification Supabase, qui n’en conserve qu’une empreinte chiffrée). Si vous vous connectez avec Google, seuls votre nom et votre adresse e-mail nous sont transmis par Google.

Coordonnées de bailleur

Adresse postale, téléphone, IBAN/BIC et signature manuscrite, lorsque vous les renseignez pour les faire figurer sur vos quittances, avis d’échéance, baux et états des lieux ; numéro SIRET, adhésion à un centre de gestion agréé et service des impôts, lorsque vous les renseignez pour préparer votre dossier de liasse fiscale.

Biens et location

Adresse et caractéristiques des logements, montants de loyers, de charges et de dépôts de garantie, prêts, transactions financières, informations et documents liés aux baux.

Locataires et candidats

Nom, prénom, coordonnées, revenus déclarés et pièces justificatives lorsque vous les saisissez, historique des paiements, quittances et documents liés au bail.

Facturation (offres payantes)

Si vous souscrivez à une offre payante, votre adresse e-mail est transmise à Stripe pour la création de votre client de facturation ; vos coordonnées de facturation et moyen de paiement sont saisis directement sur les pages sécurisées de Stripe (Checkout, Customer Portal) et ne transitent jamais par nos serveurs.

Assistant IA connecté (facultatif)

Si vous connectez un assistant IA à votre compte : l’identifiant de l’application autorisée et la date d’autorisation, vos réglages d’actions autorisées, et le journal des actions préparées ou exécutées par l’assistant (récapitulatif présenté, données qu’il contient — par exemple les informations d’une fiche candidat ou d’une écriture — et statut). Les fichiers qu’il ajoute à votre compte sont stockés comme ceux que vous déposez vous-même.

Connexion bancaire (facultatif)

Si vous connectez votre banque (synchronisation bancaire via open-banking.io, ou via Enable Banking pour les seuls comptes autorisés par Locastor) : le nom de la banque, l’identifiant et le nom des comptes autorisés, la durée du consentement, la date de dernière synchronisation et les opérations bancaires importées (date, montant, libellé, contrepartie), qui rejoignent vos transactions.

Conversations avec le Castor (offre Expert)

Les messages que vous échangez avec le Castor, les outils de consultation qu’il a appelés et les actions qu’il vous a proposées sont enregistrés pour vous afficher l’historique de la conversation et donner du contexte aux réponses suivantes.

Données techniques

Adresse IP, journaux de connexion et d’erreur du serveur, nécessaires au fonctionnement et à la sécurité du service.

Notifications push (facultatif)

Si vous activez les notifications sur un appareil : l’adresse de livraison et les clés de chiffrement fournies par le service de notification de votre navigateur, ainsi que le type de navigateur. Les notifications elles-mêmes ne contiennent jamais de montant.

Prospects (mode démonstration)

Adresse e-mail et, facultativement, prénom, uniquement si vous les saisissez vous-même dans la fenêtre « Créer mon compte » proposée à la sortie de la démonstration.

Les données relatives aux locataires et aux candidats sont saisies par le bailleur, qui en est lui-même responsable de traitement vis-à-vis des personnes concernées : c’est à lui de les informer et de ne collecter que les pièces autorisées par la loi. Locastor agit pour ces données en qualité de sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD, et ne les utilise que pour fournir le service.

3. Finalités et bases légales

Aucune décision produisant des effets juridiques n’est prise de façon entièrement automatisée : les catégorisations proposées par l’IA restent des suggestions, que vous validez ou corrigez, et un assistant IA connecté n’agit qu’après votre accord explicite sur un récapitulatif.

4. Destinataires et sous-traitants

Les données sont accessibles aux personnes en charge de l’exploitation de Locastor, dans la limite de ce que leurs fonctions exigent, ainsi qu’aux prestataires techniques suivants, qui agissent en tant que sous-traitants et pour le seul compte de Locastor :

Vercel Inc.

Hébergement de l’application et exécution du serveur. Les fonctions serveur s’exécutent en Europe, à Dublin (Irlande, région « dub1 »).

Supabase

Base de données, authentification et stockage des fichiers que vous déposez (photos de biens, pièces jointes des baux et états des lieux).

Resend

Envoi des e-mails transactionnels : le destinataire, l’objet et le contenu du message lui sont transmis.

Google (API Gemini)

Fonctions d’IA du service, appelées uniquement si vous les déclenchez. Selon la fonction, lui sont transmis, le temps du traitement : le texte que vous soumettez (lignes d’un relevé bancaire à catégoriser, description d’un bien, tableau d’amortissement, annonce à rédiger, échange avec un candidat que vous collez) ; des documents PDF (relevés bancaires, baux existants dont les identités, dates et lieux de naissance des parties, échéanciers) ; des images (photos d’état des lieux, pièces d’identité et justificatifs de candidats ou de garants, déposés un par un ou en vrac) ; et les messages que vous échangez avec le Castor, assistant conversationnel de l’offre Expert, ainsi que les extraits de votre compte qu’il consulte pour vous répondre.

Enable Banking Oy

Prestataire de services d’information sur les comptes (agrégation Open Banking, directive DSP2), utilisé uniquement pour un nombre restreint de comptes autorisés par Locastor, si vous connectez votre banque par ce biais. Lui sont transmis : la banque choisie, l’adresse de retour de l’application et la durée du consentement. Il renvoie à Locastor l’identifiant et le nom des comptes autorisés, ainsi que les opérations de ces comptes (date, montant, libellé, nom de la contrepartie, références) — des données bancaires, qui incluent des informations sur des tiers (locataires, fournisseurs). Locastor n’a jamais accès à vos identifiants bancaires : l’authentification se fait sur le site de votre banque. Le consentement est limité dans le temps et vous pouvez retirer la connexion à tout moment depuis l’application ; les opérations importées sont conservées comme vos autres transactions.

OVH

Gestion du nom de domaine et des enregistrements DNS.

Services de notification des navigateurs (Google, Apple, Mozilla, Microsoft)

Si vous activez les notifications push, le message (chiffré de bout en bout, lisible uniquement par votre appareil) transite par le service de notification du fabricant de votre navigateur ou de votre système. Il n’y figure jamais de montant.

Neon, Inc.

Base de données de la mesure d’audience de l’application, assurée par Umami, logiciel libre que Locastor héberge lui-même (sur Vercel). Sont enregistrés : pages consultées, référent, type d’appareil et pays d’origine (déduit de l’adresse IP, jamais conservée elle-même). Aucun cookie ni identifiant unique persistant n’est déposé dans votre navigateur, et aucun suivi individuel d’un visiteur ou d’un compte n’est possible. Données hébergées dans l’Union européenne (Francfort).

Stripe

Traitement des paiements si vous souscrivez à une offre payante : identité, coordonnées de facturation et moyen de paiement lui sont transmis directement, Locastor n’a jamais accès à votre numéro de carte bancaire.

open-banking.io (prestataire d’agrégation bancaire)

Synchronisation bancaire automatique, si vous la connectez : après votre consentement auprès de votre banque (accès en lecture seule, renouvelable environ tous les 90 jours), vos comptes et transactions sont récupérés par ce prestataire, qui ne les conserve que sous une forme chiffrée qu’il ne peut pas lire. Locastor conserve, chiffrés, le jeton ou les identifiants d’accès correspondants (si vous utilisez votre propre compte chez ce prestataire : la clé API et la clé de déchiffrement que vous nous confiez, que vous pouvez révoquer à tout moment depuis votre compte chez lui), ne récupère que les comptes que vous avez choisi de synchroniser, et ne voit jamais vos identifiants bancaires. Déconnecter un compte arrête les synchronisations ; les transactions déjà importées dans Locastor sont conservées.

Firma.dev

Signature électronique du bail et de l’état des lieux, si vous déclenchez cette fonctionnalité : le document à signer ainsi que le nom et l’adresse e-mail des signataires lui sont transmis. Données hébergées exclusivement dans l’Union européenne.

Assistant IA que vous connectez : si vous autorisez un assistant IA externe (par exemple Claude, édité par Anthropic) à accéder à votre compte, il lit les données que vous lui permettez de consulter (biens, baux, locataires, candidats, prêts, transactions, métadonnées des documents) et peut agir pour les seules actions que vous avez autorisées, après votre accord sur un récapitulatif. Ce fournisseur n’est pas un sous-traitant de Locastor : vous l’avez choisi, il traite les données reçues selon ses propres conditions et sa propre politique de confidentialité, et peut le faire hors de l’Union européenne. Vous pouvez retirer son accès à tout moment (Paramètres > Sécurité). Les personnes dont vous saisissez les données (locataires, candidats) relèvent de votre responsabilité de bailleur : informez-les de ce traitement si vous y recourez.

Le service interroge également la base publique des diagnostics de performance énergétique de l’ADEME, à partir du seul numéro de DPE que vous saisissez : aucune donnée personnelle ne lui est transmise.

Les champs d’adresse proposent une aide à la saisie fournie par l’API Adresse de l’État (Base Adresse Nationale, adresse.data.gouv.fr) : les caractères que vous tapez dans le champ lui sont transmis directement depuis votre navigateur pour proposer des adresses, sans aucun autre champ ni identifiant. Vous pouvez toujours saisir l’adresse librement.

Locastor ne vend ni ne loue les données personnelles à des tiers, et ne les utilise à aucune fin publicitaire.

5. Transferts hors Union européenne

Certains prestataires ci-dessus (Vercel, Resend, Google, Stripe, Neon) sont établis aux États-Unis ou peuvent y traiter des données. Ces transferts sont encadrés par les garanties prévues au chapitre V du RGPD : clauses contractuelles types de la Commission européenne et, le cas échéant, adhésion du prestataire au Data Privacy Framework UE–États-Unis.

Vérification à faire à chaque ajout ou changement de prestataire : région d’hébergement effective, garanties applicables, et mise à jour de cette section en conséquence.

6. Durées de conservation

• Données du compte et données de gestion locative : pendant toute la durée d’utilisation du service. La suppression du compte (Paramètres > Sécurité) les efface immédiatement et définitivement, sans délai de grâce.
• Pièces comptables et fiscales : 10 ans, conformément aux obligations légales de conservation, qui priment sur la suppression du compte.
• Pièces justificatives des candidats que vous n’avez pas retenus (pièce d’identité, justificatifs de domicile, d’activité, de revenus et de garant) : supprimées 3 mois après la dernière modification de la fiche d’un candidat refusé ou désisté ; elles sont stockées dans un espace privé, accessible à vous seul.
• Journaux de connexion et traces techniques (dont le suivi de l’usage de l’IA) : 6 mois au maximum.
• Journal des automatisations (hors entrées en attente de votre décision) : 12 mois au maximum.
• Journal des actions d’un assistant IA connecté : aperçus non confirmés supprimés au-delà d’un jour après leur expiration, échecs au-delà de 30 jours, actions exécutées ou annulées au-delà d’un an ; la suppression est effectuée au fil de l’utilisation du service, et immédiate avec la suppression du compte.
• Historique des conversations avec le Castor : 12 mois au maximum, effaçable à tout moment depuis l’assistant, et supprimé immédiatement avec la suppression du compte.
• Connexion bancaire (open-banking.io ou Enable Banking) : jusqu’à son retrait ou l’expiration du consentement (au plus tard à la suppression du compte) ; les opérations importées suivent la durée des transactions.
• Appareils abonnés aux notifications push : jusqu’à leur désactivation, l’expiration de l’abonnement côté navigateur ou la suppression du compte.
• Adresse e-mail laissée à la sortie de la démonstration : supprimée dès la première connexion à votre compte ou, à défaut, au bout de 12 mois au maximum.
• Adresse e-mail laissée sur un outil gratuit (générateur de quittance de loyer, simulateur de révision de loyer, simulateur de rentabilité locative) : 12 mois au maximum, ou jusqu’à votre demande de suppression.
• À la suppression du compte, vos connexions bancaires et vos demandes de signature en cours sont révoquées auprès de nos prestataires et vos abonnements sont résiliés. Le client et les factures chez Stripe sont conservés pour la durée des obligations comptables ci-dessus.

7. Sécurité des données

Locastor met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées pour protéger les données contre l’accès non autorisé, la perte ou l’altération :

• Chiffrement des échanges entre votre navigateur et le service (HTTPS).
• Mots de passe conservés sous forme d’empreinte chiffrée, jamais en clair.
• Cloisonnement des données par compte au niveau de la base (politiques de sécurité au niveau des lignes) : un compte ne peut lire que ses propres données.
• Accès aux fichiers déposés par liens signés à durée limitée.
• Sauvegardes régulières assurées par l’hébergeur de la base de données.

8. Vos droits

Conformément au Règlement général sur la protection des données (RGPD) et à la loi Informatique et Libertés, vous disposez des droits suivants sur vos données personnelles :

Droit d’accès

obtenir une copie des données vous concernant.

Droit de rectification

faire corriger des données inexactes ou incomplètes.

Droit à l’effacement

demander la suppression de vos données.

Droit à la limitation du traitement

en demander le gel le temps d’une contestation.

Droit à la portabilité

recevoir vos données dans un format structuré et lisible par machine.

Droit d’opposition

vous opposer aux traitements fondés sur l’intérêt légitime.

Pour exercer ces droits, écrivez à contact@locastor.fr. Une réponse vous est apportée dans un délai d’un mois. Si vous êtes locataire ou candidat et que vos données ont été saisies par votre bailleur, adressez-vous d’abord à lui : c’est lui qui en est le responsable de traitement.

Vous disposez également du droit d’introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l’informatique et des libertés (CNIL), 3 place de Fontenoy, 75007 Paris — www.cnil.fr.

9. Cookies et stockage local

Locastor n’utilise aucun cookie publicitaire. Le service se limite au stockage strictement nécessaire à son fonctionnement :

• La session d’authentification, conservée par votre navigateur pour vous éviter de vous reconnecter à chaque visite.
• Vos préférences d’affichage et une copie locale de vos données, conservées dans le stockage local du navigateur pour que l’application reste utilisable et rapide.
• Si vous activez les notifications push : un petit programme (service worker) enregistré par votre navigateur pour pouvoir afficher les notifications, que vous pouvez retirer à tout moment depuis les Réglages.

Ces éléments étant strictement nécessaires à la fourniture du service que vous demandez, ils sont exemptés de consentement préalable.

L’ensemble du service (pages publiques et application une fois connecté) fait par ailleurs l’objet d’une mesure d’audience via Umami, hébergé par Locastor : nombre de visites, pages consultées, appareil et pays d’origine, sans aucun cookie ni identifiant de visiteur déposé dans votre navigateur, ni suivi individuel possible. C’est pourquoi cette mesure ne nécessite pas de bannière de consentement.

10. Mode démonstration

La démonstration accessible sans inscription fonctionne entièrement dans votre navigateur, sur des données fictives : rien de ce que vous y saisissez n’est enregistré, ni sur nos serveurs, ni durablement dans votre navigateur.

La première exception est l’adresse e-mail que vous saisissez vous-même en cliquant sur « Créer mon compte » : elle est enregistrée pour préparer la création de votre compte et vous recontacter à ce sujet. Vous pouvez en demander la suppression à tout moment à l’adresse de contact indiquée plus haut.

La seconde est un comptage interne, anonyme et agrégé, du nombre de démonstrations démarrées et de leur durée, pour suivre l’usage de cette fonctionnalité : un total par jour, sans aucune donnée permettant d’identifier un visiteur ni de relier le démarrage d’une session à sa fin.

11. Outils gratuits sans compte

Les outils gratuits accessibles sans compte (générateur de quittance de loyer, simulateur de révision de loyer, simulateur de rentabilité locative) fonctionnent dans votre navigateur : les noms, adresses et montants que vous y saisissez ne sont ni envoyés à nos serveurs, ni enregistrés, ni journalisés.

L’envoi du résultat par e-mail est facultatif et subordonné à votre consentement (case non cochée par défaut). Si vous le demandez, le document (ou, pour les simulateurs, le récapitulatif chiffré du calcul, sans nom ni adresse) transite par notre serveur et notre prestataire d’envoi d’e-mails le temps de l’envoi, sans être conservé. Seule votre adresse e-mail est enregistrée, avec le nom de l’outil utilisé, pour réaliser cet envoi et traiter une éventuelle demande de suppression ; elle n’est jamais utilisée pour de la prospection. Elle est conservée 12 mois au maximum. Vous pouvez en demander la suppression à tout moment à l’adresse de contact indiquée plus haut.

12. Modification de la politique

Cette politique peut être mise à jour pour refléter des évolutions légales ou fonctionnelles du service. La date de dernière mise à jour figure en tête du document. En cas de modification substantielle, les utilisateurs en sont informés par e-mail.

13. Contact

Pour toute question relative à cette politique de confidentialité : contact@locastor.fr.